Como conservar nota fiscal: riscos e dicas de armazenamento!

Conservar adequadamente as notas fiscais é uma prática essencial para qualquer pessoa física ou jurídica. Além de serem comprovantes de transações comerciais, as notas desempenham um papel fundamental na comprovação de obrigações fiscais e garantias de produtos e serviços.

No entanto, muitas vezes subestimamos a importância de armazená-las corretamente, o que pode acarretar em uma série de riscos e problemas futuros. Neste artigo, exploraremos os riscos associados à má conservação das notas fiscais e forneceremos dicas valiosas sobre como armazená-las de forma segura e eficiente.

O que é uma nota fiscal?

A nota fiscal (NF) é um documento que registra uma transação comercial entre duas partes: o vendedor e o comprador. Ela serve como comprovante da operação e contém informações importantes, como o valor da compra, os produtos ou serviços adquiridos, os dados do emissor e do destinatário, além dos impostos incidentes.

A NF desempenha um papel fundamental tanto para a empresa que a emite quanto para o consumidor. Para a empresa, é um documento obrigatório para cumprir suas obrigações fiscais e contábeis, além de ser uma forma de garantir a legalidade da transação.

Para o consumidor, a nota é importante para exercer seus direitos, como a garantia de produtos e a possibilidade de trocas ou devoluções.

Tipos de notas fiscais

Existem diferentes tipos de NFs, cada uma com sua finalidade e requisitos específicos. Dois dos tipos mais comuns são a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Ela é utilizada principalmente em transações entre empresas. Ela é emitida e armazenada de forma digital, substituindo a tradicional nota fiscal em papel. A NF-e é emitida e transmitida eletronicamente para a Secretaria da Fazenda, e sua validade é garantida por um certificado digital.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Essa é voltada para vendas no varejo, sendo utilizada quando o consumidor final realiza uma compra. Assim como a NF-e, a NFC-e é emitida e armazenada de forma eletrônica, substituindo o cupom fiscal em papel. A NFC-e também é transmitida para a Secretaria da Fazenda e possui um QR Code que permite a consulta e verificação da sua autenticidade.

Além desses tipos, existem outras notas fiscais específicas, como a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), utilizada para registrar prestação de serviços, e a Nota Fiscal de Importação, usada para registrar operações de importação de produtos.

Cada tipo de nota fiscal possui suas particularidades e requisitos específicos de emissão, que devem ser seguidos pelas empresas para estar em conformidade com a legislação fiscal e tributária. A emissão correta e o armazenamento adequado dessas notas fiscais são fundamentais para garantir a transparência das transações e o cumprimento das obrigações fiscais.

A importância da conservação de notas fiscais

A conservação das NFs é de extrema importância para empresas e indivíduos, pois esses documentos são comprovantes essenciais de transações comerciais e fundamentais para cumprir obrigações fiscais. Vamos explorar a importância da conservação das notas fiscais em detalhes:

As notas fiscais servem como evidências legais de que uma transação comercial ocorreu. Elas registram informações como data, valor, descrição dos produtos ou serviços adquiridos, identificação do vendedor e do comprador. Com esse documento é possível obter garantias, trocas, contestações ou reclamações futuras.

Além disso, são fundamentais para a contabilidade, pois são utilizadas para o registro correto das receitas, despesas, impostos e outros aspectos financeiros. A ausência ou perda pode resultar em registros incorretos, omissões de transações e dificuldades para realizar a conciliação contábil.

Não menos importante, as NFs são documentos fiscais que atestam a realização de operações comerciais. Elas são utilizadas para o cálculo e pagamento dos impostos devidos, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

Além disso, as notas fiscais são requisitos para a escrituração fiscal e emissão de declarações fiscais, como o Registro de Entradas e o Registro de Saídas. A falta ou inconsistência pode levar a problemas com o fisco, multas e até mesmo ações legais.

As empresas estão sujeitas a auditorias internas e fiscalizações por parte das autoridades fiscais. Nessas situações, as notas fiscais são frequentemente solicitadas para comprovar a veracidade e a legalidade das transações comerciais. Uma boa prática é mantê-las organizadas e facilmente acessíveis, de forma a agilizar o processo de auditoria e demonstrar transparência.

Riscos da má conservação das notas fiscais

A má conservação de notas fiscais pode acarretar uma série de problemas e inconvenientes para empresas e indivíduos, como a comprovação de despesas, perda de garantias e problemas com a Receita Federal.

Como já sabemos, as NF servem para comprovar despesas realizadas. Caso sejam perdidas, danificadas ou ilegíveis, isso pode acarretar problemas no momento de reembolsos, prestações de contas, solicitação de ressarcimentos e deduções fiscais.

Um exemplo, a perda do documento pode resultar na negação de assistência técnica ou no pagamento de reparos que, de outra forma, seriam cobertos pela garantia. Além disso, a Receita Federal pode exigir a apresentação das notas fiscais como parte de auditorias e fiscalizações. Caso a empresa não possua elas em conformidade com as exigências legais, podem ocorrer problemas com o fisco, multas, autuações e até mesmo processos judiciais.

Outro impacto é  na realização de conciliações e reconciliações contábeis, a conservação de NF pode tornar o processo mais complexo e demorado. A falta de informações dificulta a correta identificação e classificação das transações, podendo levar a erros contábeis e dificuldades na prestação de contas.

Qual é o prazo para guarda das notas fiscais?

O prazo de guarda das NFs varia de acordo com as regulamentações fiscais de cada país. É importante conhecer e cumprir essas diretrizes para evitar problemas futuros com as obrigações fiscais.

No Brasil, por exemplo, a legislação estabelece um prazo mínimo de guarda das notas fiscais de 5 anos, contados a partir do encerramento do exercício fiscal ao qual as transações se referem. Esse prazo é estabelecido para permitir a fiscalização e a verificação dos registros contábeis e fiscais pela Receita Federal.

Durante esse período, é fundamental manter as NFs em bom estado de conservação e organizadas de acordo com as categorias pertinentes. A guarda adequada desses documentos é uma responsabilidade legal e pode ser exigida em caso de auditorias, fiscalizações ou disputas judiciais.

No entanto, é importante ressaltar que alguns tipos de notas fiscais podem ter prazos de guarda específicos. Por exemplo, notas fiscais referentes a transações imobiliárias devem ser mantidas por até 20 anos, enquanto notas fiscais relacionadas a operações de importação devem ser guardadas por 5 anos a partir do último registro de entrada do produto no país.

Além disso, em casos de empresas que optarem pelo regime tributário do Simples Nacional, o prazo de guarda das notas fiscais é reduzido para 3 anos.

É fundamental verificar as especificidades das regulamentações fiscais do seu país e considerar orientações de contadores ou profissionais especializados para garantir o cumprimento adequado dos prazos de guarda das notas fiscais. Essa medida contribui para a conformidade legal, a transparência financeira e a resolução de possíveis questionamentos fiscais no futuro.

Dicas para armazenar notas fiscais físicas

Armazenar corretamente as notas fiscais físicas é uma prática importante para garantir sua conservação e facilitar o acesso quando necessário. Aqui estão algumas melhores práticas para armazenamento:

Organização por categorias: Classifique as notas fiscais por categorias, como despesas pessoais, despesas empresariais, compras de bens duráveis, entre outros. Isso facilitará a busca e a recuperação das notas fiscais quando precisar delas.

Etiquetas descritivas: Utilize etiquetas descritivas nas pastas ou envelopes para identificar o conteúdo de cada um. Isso facilitará a localização das notas fiscais quando necessário.

Armazenamento em local seguro: Evite ambientes úmidos, expostos à luz solar direta ou sujeitos a riscos de incêndio. Uma opção é utilizar um armário ou gaveta dedicados para esse fim.

Digitalização das notas fiscais: Considere digitalizar as notas fiscais físicas e armazená-las em formato eletrônico. Isso proporcionará uma cópia de segurança em caso de perda ou danos das notas originais. Certifique-se de que as cópias digitais estejam devidamente organizadas e seguras.

Backup regular: Se você optar por armazenar as NFs em formato eletrônico, faça backups regulares dos arquivos digitais. Isso evitará a perda de informações em caso de falhas técnicas ou danos ao dispositivo de armazenamento.

Tempo de retenção adequado: Verifique as regulamentações locais para determinar o tempo de retenção necessário para as notas fiscais. Algumas notas fiscais devem ser mantidas por um período específico para fins legais ou fiscais. Após esse período, você pode considerar a destruição segura das notas fiscais físicas, desde que não sejam mais necessárias.

Ao seguir essas melhores práticas, você terá um sistema organizado e confiável para armazenar suas notas fiscais físicas de forma eficiente.

Por que utilizar softwares de gestão de despesas é importante?

A utilização de aplicativos e softwares pode ser uma excelente solução para facilitar a organização e o armazenamento das NFs. Essas ferramentas oferecem recursos eficientes para a gestão de documentos fiscais, permitindo um controle mais preciso e seguro das informações.

Além disso, essas soluções proporcionam uma organização mais eficiente das notas fiscais, permitindo categorizá-las por tipo, data, fornecedor, valor, entre outros critérios.  Com a simples inserção das informações fiscais no sistema, é possível gerar um arquivo digital das notas fiscais, armazenando todos os dados relevantes.

Outro ponto, a tecnologia proporciona recursos avançados de pesquisa e recuperação das NFs. Com apenas alguns cliques, é possível localizar rapidamente um documento específico, facilitando consultas, auditorias ou qualquer outra necessidade que possa surgir.

Não menos importante, essas ferramentas geralmente possuem integração com outros sistemas, como contabilidade e emissão de notas fiscais eletrônicas, o que agiliza e simplifica ainda mais o processo de gestão das NFs.

Por fim, opte por soluções confiáveis, que ofereçam recursos de criptografia, backups automatizados e proteção contra acesso não autorizado.

Suas notas fiscais mais seguras!

Com o avanço da inteligência artificial e do aprendizado de máquina, surgem diversas ferramentas e softwares especializados que contribuem significativamente para a organização e controle das NFs.

Uma delas é o Espresso, um sistema de gestão de despesas corporativas que oferece recursos avançados para a administração de notas fiscais. Nossa plataforma utiliza a inteligência artificial para automatizar tarefas manuais, agilizar o processamento e melhorar a precisão na gestão das NFs.

Com o Espresso, é possível realizar a captura e o armazenamento das NFs de forma digital, eliminando a necessidade de guardar as versões físicas. O sistema utiliza reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente as informações relevantes das notas fiscais, como data, valor e CNPJ do emissor, agilizando o processo de registro e categorização das despesas.

Além disso, o Espresso também detecta possíveis erros ou inconsistências, identificando divergências nos valores ou categorias e realizando alertas para correção. Isso contribui para a obtenção de informações mais precisas e confiáveis, evitando problemas futuros com a Receita Federal e otimizando o processo de prestação de contas.

Quer conhecer essas e mais outras funcionalidades da nossa plataforma? Agende agora uma demonstração gratuita.